Terminbuchung für Zahnarztpraxen
Dentalhygiene-Stuhl leer, Telefon dauernd besetzt, Recall-Karten unbearbeitet: In Zahnarztpraxen kostet die Terminorganisation mehr Zeit als fast alles andere. HoraDeck nimmt planbare Termine online entgegen — und mit der KI-Telefonassistentin auch die Anrufe.
Typische Herausforderungen
- Die Rezeption telefoniert, während gleichzeitig Patientinnen am Empfang stehen.
- Recall für Kontrolle und Dentalhygiene bleibt liegen, weil niemand zum Nachtelefonieren kommt.
- Ausfälle beim Dentalhygiene-Termin reissen besonders teure Lücken in den Tagesplan.
- Schmerzpatienten müssen durchkommen — dürfen also nicht in der Warteschleife hängen.
- Patientendaten unterliegen revDSG; Befunde gehören nicht in eine Terminnotiz.
Wie HoraDeck hilft
Kontrolle, Dentalhygiene und Beratungstermine sind planbar und laufen über die Buchungsseite; die KI-Telefonassistentin nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, vergibt diese Termine im Gespräch und verbindet Schmerzfälle an Ihre hinterlegte Nummer weiter. Recall-Erinnerungen gehen automatisch per E-Mail oder SMS raus, statt von Hand nachtelefoniert zu werden.
Typische Leistungen und Dauern
Als Ausgangspunkt für Ihre Einrichtung — die genauen Zeiten legen Sie selbst fest:
| Leistung | Dauer im Kalender |
|---|---|
| Kontrolle / Routineuntersuchung | 20–30 Min. |
| Dentalhygiene | 45–60 Min. |
| Erstuntersuchung inkl. Röntgen | 45 Min. |
| Füllung / Kariesbehandlung | 30–45 Min. |
| Schmerz- und Notfallsprechstunde | 20–30 Min. |
| Beratung Zahnersatz / Aligner | 30–45 Min. |
So richten Sie es ein
Legen Sie die Behandlungsarten mit realistischer Dauer an und trennen Sie Dentalhygiene sauber von der Kontrolle — sie belegt den längeren Termin und oft einen anderen Stuhl. Hinterlegen Sie, welche Behandlung bei welcher Person im Team buchbar ist, und geben Sie die Notfall-Weiterleitungsnummer ein, damit die Telefon-KI bei Schmerzen verbindet statt zu buchen. Für den Recall stellen Sie den Vorlauf ein (etwa sechs oder zwölf Monate); die Erinnerung geht dann automatisch raus. Online buchbar machen Sie zunächst nur Kontrolle, Dentalhygiene und Beratung — Behandlungen mit unklarem Zeitbedarf bleiben beim Team.
Was es kostet
Die Online-Terminbuchung mit Terminverwaltung, Kundenkartei, WhatsApp-Assistent sowie E-Mail- und SMS-Erinnerungen beginnt bei CHF 24 pro Monat. Die KI-Telefonassistentin ist in den Voice-Paketen ab CHF 79 pro Monat enthalten, inklusive Telefonnummer und 500 Gesprächsminuten. Alle Pakete im Detail finden Sie unter Preise.
Mehr dazu auf unserer Seite zur Online-Terminbuchung Software und zum KI-Telefonassistenten.
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Häufige Fragen
Welche Zahnarzttermine sollten online buchbar sein?
Planbare Termine mit vorhersehbarer Dauer: Kontrolle, Dentalhygiene, Erstuntersuchung und Beratungstermine für Zahnersatz oder Aligner. Behandlungen, deren Umfang erst nach der Diagnose feststeht — grössere Rekonstruktionen oder chirurgische Eingriffe — vergibt das Team besser selbst. Für Schmerzfälle hinterlegen Sie eine Weiterleitung, damit sie nicht in einem Buchungsformular landen.
Kann HoraDeck den Recall für Dentalhygiene und Kontrolle übernehmen?
Ja. Sie legen pro Behandlungsart einen Vorlauf fest, zum Beispiel sechs Monate für die Dentalhygiene und zwölf Monate für die Kontrolle. Die Erinnerung geht automatisch per E-Mail oder SMS raus und enthält den Buchungslink, über den die Patientin direkt eine freie Zeit wählt. Das ersetzt das Nachtelefonieren, das in vielen Praxen liegen bleibt.
Leitet die Telefon-KI Schmerzpatienten an die Praxis weiter?
Ja. Sie können eine Weiterleitungsnummer hinterlegen: Erkennt die KI ein dringendes Anliegen oder wünscht die anrufende Person ausdrücklich eine Mitarbeiterin, verbindet sie weiter. Planbare Anliegen — Kontrolle, Dentalhygiene, Verschiebungen, Öffnungszeiten — erledigt sie selbst und bucht verbindlich in den Praxiskalender.
Ist das für eine Zahnarztpraxis datenschutzkonform?
Die Daten werden in Europa gehostet, die Übertragung ist verschlüsselt und die Verarbeitung richtet sich nach revDSG und DSGVO. Am Telefon wird transparent darauf hingewiesen, dass eine KI-Assistentin spricht. Für die Terminvergabe genügen Name, Kontakt und Anliegen — Befunde und medizinische Details gehören nicht in die Terminnotiz.