Online afspraken plannen instellen: handleiding in 6 stappen
De techniek is tegenwoordig het kleinste deel. Beslissend is dat diensten, tijden en regels netjes zijn vastgelegd — dan werken boekingspagina en AI-telefoonassistent zonder nawerk.
Stap 1: diensten met een realistische duur aanmaken
Elke dienst krijgt een duur en optioneel een prijs. Reken voorbereiding en opruimen mee of werk met buffertijden. Vuistregel: liever vijf minuten te ruim dan een dagplanning die om 11 uur uit de pas loopt. Bij HoraDeck kunt u de naam van de dienst bovendien in elke taal vastleggen — de AI stelt de vertaling voor.
Stap 2: openingstijden, pauzes en aanlooptijd vastleggen
Leg openingstijden per weekdag, lunchpauzes en een aanlooptijd vast (bijvoorbeeld «op zijn vroegst over 2 uur te boeken»), zodat niemand over vijf minuten voor de deur staat. Vakanties en losse vrije dagen voert u in als afwezigheid.
Stap 3: medewerkers en hun diensten koppelen
Wie biedt wat aan, en wanneer werkt die persoon? De boekingspagina toont daarna alleen tijden waarop de juiste persoon echt beschikbaar is — dat voorkomt afspraken die uiteindelijk niemand kan uitvoeren.
Stap 4: de boekingspagina zichtbaar maken
De boekingslink hoort overal waar klanten u zoeken: website (knop «Afspraak maken»), Google-bedrijfsprofiel, Instagram-bio, e-mailhandtekening en als QR-code in de etalage of op de factuur. Die zichtbaarheid levert meer boekingen op dan welke instelling in het systeem ook.
Stap 5: herinneringen en annuleringsregels activeren
Activeer de afspraakherinnering (bijvoorbeeld 24 uur van tevoren) per e-mail en — indien gewenst — per sms. Bepaal tot wanneer klanten zelf mogen annuleren of verzetten. Samen verminderen die twee de no-shows en maken ze vrijgekomen tijden meteen weer boekbaar.
Stap 6: de AI-telefoonassistent inschakelen
Veel mensen maken nog steeds liever telefonisch een afspraak. Met een Voice-pakket (vanaf CHF 79 per maand) krijgt u een nummer waarnaar u uw bestaande nummer bij geen gehoor doorschakelt. Vanaf dat moment neemt de AI op, plant ze in dezelfde agenda in en legt ze elk gesprek vast. Na twee weken ziet u in het overzicht hoeveel oproepen anders verloren waren gegaan.
Veelgemaakte fouten
- Te krap berekende duur van diensten — de dag loopt uit.
- Boekingslink alleen op de website, niet in het Google-profiel.
- Geen annuleringstermijn: last-minute afzeggingen zijn dan niet meer opnieuw te vergeven.
- Herinneringen uitgeschakeld omdat «de klanten hun afspraak wel kennen» — het no-showpercentage zegt meestal iets anders.
Meer over de software: online afspraken plannen, afsprakenbeheer en prijzen.
Dit artikel in andere talen: Deutsch Français Italiano English